Dalla Redazione

Si Collection: investire in IT moltiplica le opportunità di crescita, reattività e di efficienza

Intervista a Dario Checchinato, IT Director di Si Collection

 

Pienamente operativo entro l’autunno, il nuovo gestionale Si Collection consentirà di migliorare l’efficienza di processo spostando completamente il tempo, le risorse e le relazioni sulla gestione del credito e massimizzare le performance dei clienti.

 

Qual è il ruolo dell’IT in azienda tra tecnologie e innovazione?

D.C. La tecnologia è ormai organica in tutte le industry ma è l’approccio all’innovazione che credo faccia sempre di più la differenza. In questo senso, spesso l’IT è vista in azienda come un costo. Ma può fare da moltiplicatore, può togliere dalla bistecca quella parte di grasso che non serve a renderla migliore. Non è una spesa da limare ma un’opportunità d’investimento che garantisce benefici, tangibili in termini di maggiore efficientamento del lavoro e intangibili come quando ci si è trovati tutti quanti a gestire lo smartworking con i lockdown. Si Collection è stata tra le prime società di gestione del credito a puntare, per esempio, forte e dritto sull’adozione del Cloud prima di altri, ormai oltre dieci anni fa.

E com’è entrata in gioco questo tipo di programmazione?

D.C. La presenza di un Cloud privato con tutti i vincoli di riservatezza e sicurezza anche prima che diventassero standard ci ha consentito, all’esplodere dell’emergenza pandemica, di potere organizzare lo smartworking garantendo l’accesso sicuro da ovunque in due settimane con una semplice configurazione software, in seguito perfezionata con portatili e moduli SIM. Siamo andati in questa direzione da subito perché la nostra architettura ce lo permetteva, eravamo organizzati bene. Poterlo fare, infatti, significava avere un parco applicativo sicuro e protetto, il che vuol dire l’utilizzo di vpn ma anche la presenza di un disegno che considerasse questioni di sicurezza come, ad esempio, la scelta dei sistemi che devono essere accessibili da rete non protetta come quelli verso i clienti o, come nel nostro caso, verso i procuratori e quali devono esserlo verso la sola rete interna.

E andando oltre lo smartworking?

D.C. Avere pensato a un Cloud organizzato e appropriato, con regole ben definite ci ha permesso, con l’entrata in vigore del GDPR, il regolamento europeo sulla privacy, di operare con aggiustamenti in poco tempo, per esempio sulla gestione dei fornitori o sulla contrattualistica. Anche per quanto concerne il disaster recovery, ovvero l’approccio adottato  per ripristinare l’accesso e la funzionalità della propria infrastruttura IT, questo tipo di architettura è un’opportunità che ci consente, in caso di emergenza, di spostare gli applicativi da un data center a un altro con solo 15 minuti di perdita di dati. Questo ci permette di rispettare le tempistiche previste dai contratti proprio a causa della disponibilità dei sistemi anche in eventi potenzialmente disastrosi.

Quali i vantaggi per il cliente?

D.C. Uno dei problemi comuni che l’IT di aziende del nostro settore deve affrontare è l’elaborazione delle informazioni che arrivano dalle mandanti. Non appena abbiamo investito sugli strumenti di ETL (Trasformazione di formato di dati) siamo stati in grado di ridurre la complessità dell’operazione di diversi giorni. Oggi siamo in grado di trarre benefici dai dati anche se provengono da sorgenti diverse. È il caso dei conferimenti e degli incassi.  Una delle modalità innovative che abbiamo introdotto, specialmente utile nel contesto del credito commerciale, è il confronto della “fotografia contabile” da una settimana all’altra, automatizzando il rilievo delle nuove fatture da recuperare e degli incassi. È impensabile effettuare questo tipo di operazione manualmente  senza il rischio di errore umano e in tempi accettabili a confronto delle assegnazioni anche quotidiane di migliaia di crediti su più clienti. Oggi   abbiamo un processo efficiente e che ci permette di gestire il nostro parco clienti con necessità di personale ridotto.

E cosa c’è nel prossimo futuro?

D.C. Stiamo procedendo con il processo di migrazione verso un nuovo gestionale per migliorare i processi interni. Faccio un esempio. Una delle classiche problematiche interne è connessa all’accumulo di mail operative inviate ai singoli gruppi. Con il nuovo sistema, basato sul workflow, questo aspetto viene completamente superato: la previsione, tra questo e altri aspetti, è di poter risparmiare dal 20 al 30% degli FTE (Full Time Employees), il che equivale ad un aumento di produttività tra il 25 ed il 40%. Questo consente una crescita della flessibilità su tutto il processo di lavorazione delle pratiche, dai compensi attivi e passivi alle correzioni delle fatture. In sostanza, è un miglioramento delle performance lavorative che potrà liberare spazio per quelle attività ad alto valore aggiunto per la gestione delle pratiche e per la relazione con i clienti, più motivanti per le persone che lavorano e più precise per i clienti. La necessità è quella di applicare lo strumento giusto alla problematica giusta. In questo caso, lo strumento tecnologico permette l’efficientamento del processo, e da questo arriva l’opportunità di crescita.

 

Un miglioramento che riguarda anche la gestione degli eventi eccezionali?

D.C. In generale, disegnare bene la macchina nel suo complesso è tanto importante quanto congegnare ogni suo singolo componente. È il caso della gestione delle eccezionalità, la cui analisi sono fondamentali per potere scegliere lo strumento giusto e applicarlo al punto giusto del processo. Ad esempio il formato delle informazioni per il recupero del credito, la reportistica, la fatturazione attiva ecc., sono tutti contesti in cui è apparentemente più semplice gestire il disegno come somma delle eccezioni – in realtà è vero l’opposto, uniformare le eccezioni a uno standard è la chiave di Volta per evitare l’inefficienza. Nel nostro contesto, applicando questo concetto, abbiamo ridotto i tempi di ingresso di un nuovo cliente da sette giorni a uno o due giorni.

Quali le difficoltà di questo spostamento sulle specificità del vostro lavoro?

D.C. Nel corso degli anni l’esperienza di Si Collection si è spostata dalla lavorazione “monolitica” del portafoglio di proprietà alla lavorazione di crediti provenienti da settori diversi e con diverse modalità. Ha rappresentato senz’altro una bella sfida supportare questo cambiamento. Stiamo lavorando oggi per mettere a regime il gestionale nuovo, e questo per Si Collection rappresenta una opportunità unica per fare in modo di lasciare fare alla macchina il lavoro ripetitivo, e di permettere alle persone di gestire le relazioni e le funzioni decisionali. La sfida successiva, che è già sul nostro radar, èl’utilizzo di strumenti di automazione robotica (RPA). Questi strumenti hanno un ritorno sull’investimento calcolabile in modo immediato con un recupero elevato sull’efficienza di processo. Questo ci permetterà di lavorare più pratiche con lo stesso numero di persone che si potranno liberare delle attività ripetitive continuando a fare quello che è il nostro core business: la gestione del credito per massimizzare le performance per i clienti.

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